Thủ tục thay đổi, cải chính và bổ sung hộ tịch

I. Các vấn đề chung về thay đổi, cải chính và bổ sung hộ tịch

1. Thay đổi hộ tịch

Định nghĩa: Thay đổi hộ tịch được hiểu là việc cập nhật thông tin trong Sổ hộ khẩu khi có sự thay đổi về các nội dung như họ, tên, chữ đệm, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quê quán…

Trường hợp cần thay đổi hộ tịch: Khi có sự thay đổi về thông tin cá nhân của người được đăng ký (ví dụ như kết hôn và đổi họ, chuyển giới, nhập quốc tịch…) hoặc khi phát hiện thông tin trong Sổ hộ tịch không chính xác do lỗi của cơ quan đăng ký hộ tịch.

Lưu ý: Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì việc thay đổi họ, tên cho người dưới 18 tuổi phải có sự đồng ý của cha, mẹ của người đó và được thể hiện rõ trong Tờ Khai. Còn đối với người từ đủ 9 tuổi trở lên thì phải có thêm sự đồng ý của chính người đó.

2. Cải chính hộ tịch

Định nghĩa: Cải chính hộ tịch được hiểu là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền sửa đổi những thông tin không đúng trong Sổ hộ tịch hoặc giấy tờ hộ tịch.

Trường hợp cần cải chính hộ tịch: Khi có sai sót trong thông tin hộ tịch do lỗi của người khai hoặc cán bộ hộ tịch. Lưu ý: Phải có đầy đủ căn cứ để xác định sai sót do lỗi của người thực hiện công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.

3. Bổ sung hộ tịch

Định nghĩa: Bổ sung hộ tịch là việc bổ sung thêm các thông tin còn thiếu vào sổ hộ tịch.

Trường hợp cần bổ sung hộ tịch: Khi có thông tin chưa được ghi trong sổ hộ tịch. Ví dụ như thiếu các thông tin về cha, mẹ trong giấy khai sinh.

4. Điều kiện thay đổi, cải chính và bổ sung hộ tịch

Việc thực hiện thay đổi, cải chính và bổ sung hộ tịch không phải muốn là có thể thực hiện được mà phải đáp ứng 01 số điều kiện cụ thể.

Điều kiện thay đổi hộ tịch

Tùy thuộc vào nội dung hộ tịch cần thay đổi, sẽ có những điều kiện cụ thể khác nhau:

Đối với việc thay đổi họ

Thuộc các trường hợp quy định tại Điều 27 Bộ luật Dân sự 2015:

Thay đổi họ cho con đẻ từ họ của cha đẻ sang họ của mẹ đẻ hoặc ngược lại;
Thay đổi họ cho con nuôi từ họ của cha đẻ hoặc mẹ đẻ sang họ của cha nuôi hoặc họ của mẹ nuôi theo yêu cầu của cha nuôi, mẹ nuôi;
Khi người con nuôi thôi làm con nuôi và người này hoặc cha đẻ, mẹ đẻ yêu cầu lấy lại họ cho người đó theo họ của cha đẻ hoặc mẹ đẻ;
Thay đổi họ cho con theo yêu cầu của cha đẻ, mẹ đẻ hoặc của con khi xác định cha, mẹ cho con;
Thay đổi họ của người bị lưu lạc đã tìm ra nguồn gốc huyết thống của mình;
Thay đổi họ theo họ của vợ, họ của chồng trong quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài để phù hợp với pháp luật của nước mà vợ, chồng người nước ngoài là công dân hoặc lấy lại họ trước khi thay đổi;
Thay đổi họ của con khi cha, mẹ thay đổi họ;
Trường hợp khác do pháp luật về hộ tịch quy định.

Nếu thay đổi họ cho người từ đủ 9 tuổi trở lên phải có sự đồng ý của người đó.

Nếu thay đổi họ cho người dưới 18 tuổi phải có sự đồng ý của cha, mẹ người đó.

Đối với việc thay đổi tên

Thuộc các trường hợp quy định tại Điều 28 Bộ luật Dân sự 2015:

Theo yêu cầu của người có tên mà việc sử dụng tên đó gây nhầm lẫn, ảnh hưởng đến tình cảm gia đình, đến danh dự, quyền, lợi ích hợp pháp của người đó;
Theo yêu cầu của cha nuôi, mẹ nuôi về việc thay đổi tên cho con nuôi hoặc khi người con nuôi thôi làm con nuôi và người này hoặc cha đẻ, mẹ đẻ yêu cầu lấy lại tên mà cha đẻ, mẹ đẻ đã đặt;
Theo yêu cầu của cha đẻ, mẹ đẻ hoặc người con khi xác định cha, mẹ cho con;
Thay đổi tên của người bị lưu lạc đã tìm ra nguồn gốc huyết thống của mình;
Thay đổi tên của vợ, chồng trong quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài để phù hợp với pháp luật của nước mà vợ, chồng người nước ngoài là công dân hoặc lấy lại tên trước khi thay đổi;
Thay đổi tên của người đã xác định lại giới tính, người đã chuyển đổi giới tính;
Trường hợp khác do pháp luật về hộ tịch quy định

Nếu thay đổi họ cho người từ đủ 9 tuổi trở lên phải có sự đồng ý của người đó.

Nếu thay đổi họ cho người dưới 18 tuổi phải có sự đồng ý của cha, mẹ người đó.

Điều kiện cải chính hộ tịch

Theo Điều 17 Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch

Việc cải chính hộ tịch chỉ được giải quyết sau khi xác định có sai sót khi đăng ký hộ tịch; không cải chính nội dung trên giấy tờ hộ tịch đã được cấp hợp lệ nhằm hợp thức hóa thông tin trên hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác.

Sai sót trong đăng ký hộ tịch là sai sót của người đi đăng ký hộ tịch hoặc sai sót của cơ quan đăng ký hộ tịch.

Việc cải chính nội dung đăng ký khai tử thuộc thẩm quyền của cơ quan đã đăng ký khai tử, theo đề nghị của người có trách nhiệm đăng ký khai tử quy định tại Điều 33 Luật hộ tịch.

Điều kiện bổ sung hộ tịch

Theo Điều 18 Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015 của Chính phủ quy định như sau:

Giấy tờ hộ tịch được cấp từ ngày 01/01/2016 trở đi mà thông tin hộ tịch còn thiếu:

Bạn cần có giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp để chứng minh thông tin cần bổ sung.

Giấy khai sinh được lập trước ngày 01/01/2016 mà không ghi ngày, tháng sinh:

Bạn cần có giấy tờ chứng minh ngày, tháng sinh thực tế (ví dụ: giấy chứng sinh, sổ khám bệnh…)

II. Thủ tục thay đổi, cải chính và bổ sung hộ tịch

1. Thành phần hồ sơ

Giấy tờ phải nộp

STT	Tên giấy tờ	Mẫu đơn, tờ khai	Số lượng
1	– Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch theo mẫu	Mẫu tờ khai	01 – Bản chính
2	– Mẫu hộ tịch điện tử tương tác thực hiện đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch	Mẫu Hộ tịch điện tử	01 – Bản chính
3	– Người có yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau: + Giấy tờ làm căn cứ thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch. + Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

Giấy tờ phải xuất trình

STT	Tên giấy tờ	Mẫu đơn, tờ khai	Số lượng
1	Hộ chiếu/CCCD/CMND hoặc giấy tờ khác có ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm cấp, còn giá trị sử dụng.		01 – Bản chính
2	Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân theo các phương thức quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bằng các phương thức này thì người có yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).		01 – Bản chính
3	Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

2. Trình tự thực hiện thủ tục

Thực hiện thủ tục trực tiếp

Bước 1: Nộp hồ sơ

– Người có yêu cầu đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch có thể trực tiếp chuẩn bị hồ sơ theo quy định nộp tại “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” của Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (cấp xã) trên địa bàn của người có yêu cầu vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần (trừ ngày nghỉ, ngày nghỉ lễ theo quy định)

Bước 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ

– Nếu hồ sơ hợp lệ và việc thay đổi, cải chính hộ tịch có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật thì cán bộ Tư pháp ghi vào Sổ đã đăng ký khai sinh trước đây và Quyết định về việc thay đổi, cải chính hộ tịch. Chủ tịch UBND cấp xã ký và cấp cho đương sự một bản chính Quyết định về việc thay đổi, cải chính hộ tịch. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định thì cán bộ Tư pháp hộ tịch hướng dẫn người đề nghị đăng ký, cải chính hộ tịch hoàn chỉnh hồ sơ. Thời gian bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ không tính vào thời gian giải quyết;

– Trường hợp xét thấy không đủ điều kiện theo quy định của pháp luật về hộ tịch, thì UBND cấp xã từ chối đăng ký. Việc từ chối phải thông báo bằng văn bản cho đương sự và nêu rõ lý do.

Trong trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính, thì các giấy tờ có trong thành phần hồ sơ phải là bản sao có chứng thực, trường hợp trực tiếp thì nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu hoặc bản sao có chứng thực.

Bước 3: Nhận kết quả

– Người có yêu cầu đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch nhận kết quả sau 03 ngày làm việc đối với yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch; trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 06 ngày làm việc.

– Ngay trong ngày làm việc đối với yêu cầu bổ sung hộ tịch, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

Thực hiện thủ tục trực tuyến

Bước 1: Truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh

Ngươi có yêu cầu truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia (dichvucong.gov.vn) hoặc tìm kiếm từ khóa Cổng dịch vụ công + tên tỉnh nơi người yêu cầu thường trú.

Người yêu cầu đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.

Người có yêu cầu thực hiện đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác thực hiện đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch (cung cấp trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định, nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật và nộp hồ sơ.

Bước 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và xử lý hồ sơ

Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ, sau 15 giờ thì gửi phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại cho người có yêu cầu.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì sẽ có thông báo cho người yêu cầu để bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Bước 3: Trả kết quả

Cán bộ tư pháp – hộ tịch trình lãnh đạo UBND ký, sau đó chuyển qua Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.

Bước 4: Kiểm tra thông tin và nhận kết quả

Người yêu cầu kiểm tra tính chính xác của thông tin trên Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch và nhận kết quả.

Nếu còn vướng mắc đến vấn đề này bạn đọc có thể liên hệ tới hotline 0908823850 (Zalo) để được tư vấn cụ thể.

Đội ngũ luật sư của chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe, tư vấn và đồng hành cùng bạn trong mọi giai đoạn của quá trình pháp lý. Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ pháp lý uy tín, hiệu quả, giúp bạn vượt qua giai đoạn khó khăn này một cách thuận lợi nhất.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và nhận giải pháp pháp lý tối ưu: