Thủ tục thay đổi hộ tịch, cải chính và bổ sung hộ tịch là thủ tục pháp lý giúp cá nhân điều chỉnh hoặc bổ sung những thông tin hộ tịch đã được đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp muốn thay đổi thông tin trên giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ hộ tịch khác đều được chấp thuận.
Vậy thay đổi hộ tịch và cải chính hộ tịch khác nhau như thế nào? Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì? Nộp tại cơ quan nào và thời gian giải quyết bao lâu? Bài viết dưới đây của Nhung & Partners sẽ hướng dẫn chi tiết theo quy định pháp luật áp dụng năm 2026.
1. Thay đổi hộ tịch, cải chính hộ tịch và bổ sung hộ tịch là gì?
Theo Luật Hộ tịch năm 2014 và các văn bản hướng dẫn, thay đổi, cải chính và bổ sung hộ tịch là ba thủ tục có mục đích pháp lý khác nhau.
1.1. Thay đổi hộ tịch là gì?
Thay đổi hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký thay đổi thông tin hộ tịch của cá nhân khi có căn cứ pháp luật.
Theo Điều 26 Luật Hộ tịch 2014, phạm vi thay đổi hộ tịch bao gồm:
Thay đổi họ, chữ đệm và tên trong nội dung khai sinh đã đăng ký khi có căn cứ theo pháp luật dân sự.
Thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung khai sinh sau khi cá nhân được nhận làm con nuôi theo quy định.
Ví dụ: Một cá nhân có yêu cầu thay đổi tên vì tên hiện tại gây nhầm lẫn, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Nếu đáp ứng điều kiện theo Bộ luật Dân sự, người đó có thể thực hiện thủ tục thay đổi tên.
1.2. Cải chính hộ tịch là gì?
Cải chính hộ tịch là việc sửa đổi thông tin hộ tịch đã đăng ký khi có đủ căn cứ xác định thông tin đó có sai sót trong quá trình đăng ký.
Một số trường hợp thường gặp:
Họ, chữ đệm hoặc tên bị ghi sai.
Ngày, tháng, năm sinh được đăng ký không chính xác.
Thông tin về cha, mẹ bị ghi nhầm.
Một số thông tin khác trong hồ sơ hộ tịch có sai sót và đủ căn cứ pháp lý để cải chính.
Lưu ý: Cải chính hộ tịch không phải là thủ tục cho phép cá nhân tùy ý thay đổi thông tin đã đăng ký. Người yêu cầu phải cung cấp tài liệu chứng minh có sai sót theo quy định.
1.3. Bổ sung hộ tịch là gì?
Bổ sung hộ tịch là việc cơ quan có thẩm quyền cập nhật những thông tin hộ tịch còn thiếu trong hồ sơ đã đăng ký hợp lệ.
Ví dụ: Giấy khai sinh được cấp trước đây chưa thể hiện đầy đủ một thông tin hộ tịch bắt buộc và cá nhân có giấy tờ hợp pháp làm căn cứ bổ sung.
Việc bổ sung phải phù hợp với hồ sơ hộ tịch và quy định pháp luật, không được sử dụng để hợp thức hóa thông tin không chính xác.
2. Phân biệt thay đổi, cải chính và bổ sung hộ tịch
Tiêu chí
Thay đổi hộ tịch
Cải chính hộ tịch
Bổ sung hộ tịch
Mục đích
Thay đổi thông tin theo căn cứ pháp luật
Sửa thông tin đăng ký sai
Bổ sung thông tin còn thiếu
Điều kiện
Có căn cứ thay đổi hợp pháp
Chứng minh có sai sót
Có căn cứ xác định thông tin cần bổ sung
Ví dụ
Thay đổi tên hợp pháp
Sửa tên cha bị ghi sai
Bổ sung thông tin hộ tịch còn thiếu
Kết quả
Trích lục ghi nhận thay đổi
Trích lục ghi nhận cải chính
Trích lục ghi nhận bổ sung
Việc xác định đúng loại thủ tục ngay từ đầu giúp người dân chuẩn bị hồ sơ phù hợp, hạn chế bị yêu cầu giải trình hoặc bổ sung giấy tờ nhiều lần.
3. Điều kiện thực hiện thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch
3.1. Điều kiện thay đổi họ, tên
Theo Điều 27 và Điều 28 Bộ luật Dân sự 2015, cá nhân có quyền yêu cầu thay đổi họ, tên trong những trường hợp được pháp luật quy định.
Đối với yêu cầu thay đổi tên, một số căn cứ có thể bao gồm:
Tên gây nhầm lẫn, ảnh hưởng đến tình cảm gia đình, danh dự, quyền và lợi ích hợp pháp.
Thay đổi tên cho con nuôi theo yêu cầu hợp pháp.
Thay đổi tên khi xác định lại cha, mẹ cho con.
Các trường hợp khác được pháp luật cho phép.
Đối với người chưa thành niên, việc thay đổi họ, tên còn phải đáp ứng yêu cầu về sự đồng ý của cha, mẹ và của người được thay đổi trong trường hợp pháp luật quy định.
3.2. Điều kiện cải chính hộ tịch
Người yêu cầu phải chứng minh thông tin hộ tịch đã đăng ký có sai sót.
Tài liệu chứng minh có thể bao gồm hồ sơ đăng ký hộ tịch ban đầu, giấy tờ lưu trữ hoặc tài liệu hợp pháp khác thể hiện thông tin đúng.
Không được thực hiện cải chính hộ tịch chỉ nhằm hợp thức hóa thông tin trên giấy tờ cá nhân khác.
3.3. Điều kiện bổ sung hộ tịch
Thông tin đề nghị bổ sung phải thuộc nội dung được pháp luật cho phép bổ sung và có căn cứ chứng minh phù hợp.
Nếu thông tin đã được đăng ký nhưng bị ghi sai thì cần xem xét thủ tục cải chính thay vì bổ sung.
4. Hồ sơ thay đổi hộ tịch, cải chính và bổ sung hộ tịch
4.1. Hồ sơ thay đổi, cải chính hộ tịch
Theo Điều 28 Luật Hộ tịch 2014, hồ sơ cơ bản bao gồm:
Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch theo mẫu.
Giấy tờ liên quan làm căn cứ cho yêu cầu thay đổi hoặc cải chính.
Giấy tờ tùy thân hoặc thông tin định danh phục vụ xác minh theo quy định.
Giấy tờ về việc đại diện, ủy quyền hoặc sự đồng ý của người liên quan nếu thuộc trường hợp cần thiết.
Tùy từng trường hợp, cơ quan hộ tịch có thể cần kiểm tra thêm giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn hoặc hồ sơ lưu trữ liên quan.
4.2. Hồ sơ bổ sung hộ tịch
Theo Điều 29 Luật Hộ tịch 2014, người yêu cầu chuẩn bị:
Tờ khai đăng ký bổ sung hộ tịch theo mẫu.
Giấy tờ liên quan chứng minh nội dung cần bổ sung.
Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu và hướng dẫn bổ sung giấy tờ khi thực sự cần thiết.
Lưu ý: Người dân không nên tự ý chỉnh sửa hoặc tẩy xóa thông tin trên giấy tờ hộ tịch đã được cấp.
5. Thủ tục hành chính thay đổi hộ tịch, cải chính hộ tịch năm 2026
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người yêu cầu xác định nội dung cần thay đổi, cải chính hoặc bổ sung, sau đó chuẩn bị tờ khai và giấy tờ chứng minh.
Đối với trường hợp cải chính ngày sinh, họ tên hoặc thông tin cha mẹ, cần đặc biệt chú ý tính thống nhất giữa hồ sơ hộ tịch gốc và tài liệu chứng minh.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Từ ngày 01/7/2025, theo cơ chế chính quyền địa phương hai cấp, thẩm quyền giải quyết nhiều thủ tục hộ tịch trước đây thuộc UBND cấp huyện được chuyển về UBND cấp xã.
Theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP, UBND xã, phường, đặc khu thực hiện thẩm quyền đăng ký thay đổi, cải chính và bổ sung hộ tịch theo quy định.
Người dân có thể thực hiện thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền theo nơi cư trú hoặc thông qua phương thức tiếp nhận, hỗ trợ đăng ký hộ tịch trực tuyến phù hợp.
Bước 3: Cơ quan hộ tịch kiểm tra hồ sơ
Cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và căn cứ pháp lý của yêu cầu.
Nếu thông tin chưa rõ ràng, cơ quan có thẩm quyền có thể thực hiện xác minh theo quy định.
Bước 4: Giải quyết và cập nhật thông tin hộ tịch
Khi yêu cầu có đủ căn cứ pháp luật, cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện việc ghi nhận nội dung thay đổi hoặc cải chính vào Sổ hộ tịch và cơ sở dữ liệu có liên quan theo quy định.
Bước 5: Nhận kết quả
Người yêu cầu nhận trích lục hộ tịch ghi nhận nội dung đã được giải quyết.
Sau đó, cá nhân cần kiểm tra những giấy tờ khác đang sử dụng để thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin nếu cần thiết.
6. Thời gian giải quyết thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch
Theo Điều 28 Luật Hộ tịch 2014, thời hạn giải quyết đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch về nguyên tắc là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ theo quy định.
Nếu cần xác minh, thời hạn có thể được kéo dài thêm nhưng không quá 03 ngày làm việc.
Đối với bổ sung hộ tịch, Điều 29 quy định việc giải quyết được thực hiện ngay sau khi tiếp nhận đủ giấy tờ và xác định yêu cầu là đúng.
Thời gian thực tế có thể chịu ảnh hưởng bởi việc xác minh, hoàn thiện hồ sơ và quy trình tiếp nhận điện tử.
7. Lệ phí thay đổi, cải chính và bổ sung hộ tịch
Mức lệ phí đăng ký hộ tịch thuộc thẩm quyền quyết định của địa phương trong phạm vi quy định pháp luật.
Do đó, lệ phí cụ thể có thể khác nhau tùy địa phương, đối tượng và hình thức thực hiện.
Một số trường hợp được miễn lệ phí theo quy định pháp luật.
Người dân nên kiểm tra mức thu được công bố tại cơ quan giải quyết hoặc trên Cổng Dịch vụ công trước khi nộp hồ sơ.
8. Có thể thay đổi hoặc cải chính giấy khai sinh không?
Có. Tuy nhiên, cần xác định đúng bản chất yêu cầu.
Nếu muốn thay đổi tên vì có căn cứ hợp pháp, cá nhân thực hiện thủ tục thay đổi hộ tịch.
Nếu thông tin trên giấy khai sinh bị ghi sai do sai sót khi đăng ký, cần xem xét thủ tục cải chính hộ tịch.
Nếu giấy khai sinh còn thiếu thông tin thuộc trường hợp được bổ sung, cá nhân thực hiện thủ tục bổ sung hộ tịch.
Không phải mọi sự khác biệt giữa giấy khai sinh và căn cước, hồ sơ học tập hoặc giấy tờ khác đều có thể giải quyết bằng cách sửa giấy khai sinh. Cơ quan có thẩm quyền cần xác định tài liệu nào phản ánh thông tin hộ tịch chính xác.
9. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục hộ tịch
Không tự ý thay đổi ngày, tháng, năm sinh
Việc thay đổi ngày sinh không thể thực hiện chỉ vì mong muốn cá nhân hoặc để thống nhất với một giấy tờ được lập sau.
Muốn cải chính phải có căn cứ chứng minh sai sót khi đăng ký hộ tịch.
Không nhầm lẫn giữa thay đổi và cải chính họ tên
Thay đổi họ tên là việc điều chỉnh theo căn cứ pháp luật dân sự, còn cải chính là sửa sai sót trong thông tin đã đăng ký.
Hai thủ tục có yêu cầu chứng minh khác nhau.
Kiểm tra sự thống nhất giữa các giấy tờ
Sau khi được giải quyết, người dân nên kiểm tra thông tin trên:
Thẻ căn cước.
Hộ chiếu.
Hồ sơ bảo hiểm xã hội.
Hồ sơ học tập.
Giấy tờ về tài sản và những hồ sơ liên quan khác.
Việc cập nhật các giấy tờ này thực hiện theo quy định của từng lĩnh vực, không phải mọi giấy tờ đều tự động được điều chỉnh.
10. Câu hỏi thường gặp về thủ tục thay đổi hộ tịch
Thay đổi hộ tịch có bắt buộc thực hiện tại nơi đăng ký khai sinh trước đây không?
Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc trở về nơi đăng ký khai sinh ban đầu. Việc xác định cơ quan giải quyết căn cứ quy định về thẩm quyền và phương thức tiếp nhận hộ tịch hiện hành.
Người từ đủ 14 tuổi trở lên có thể cải chính hộ tịch tại UBND cấp xã không?
Có. Theo cơ chế phân định thẩm quyền áp dụng từ ngày 01/7/2025, UBND cấp xã thực hiện thẩm quyền giải quyết các thủ tục hộ tịch được chuyển giao theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP.
Có thể thay đổi tên trên giấy khai sinh nhiều lần không?
Pháp luật không quy định một quyền thay đổi tên tùy ý không giới hạn. Mỗi yêu cầu phải có căn cứ hợp pháp và được cơ quan có thẩm quyền xem xét.
Cải chính hộ tịch có làm mất giá trị giấy tờ đã cấp trước đây không?
Việc cải chính không đồng nghĩa tất cả giấy tờ liên quan tự động mất hiệu lực. Cá nhân cần sử dụng trích lục hộ tịch và thực hiện điều chỉnh thông tin ở các cơ quan liên quan theo quy định.
Có thể thực hiện thủ tục thay đổi hộ tịch trực tuyến không?
Có thể thực hiện theo phương thức trực tuyến khi thủ tục và hệ thống dịch vụ công tương ứng hỗ trợ. Người dân cần kiểm tra yêu cầu cụ thể tại cơ quan có thẩm quyền.
11. Tư vấn thủ tục thay đổi, cải chính và bổ sung hộ tịch tại Nhung & Partners
Việc thay đổi, cải chính hoặc bổ sung hộ tịch có thể phát sinh vướng mắc khi giấy tờ không thống nhất, thiếu hồ sơ gốc, thông tin đã được đăng ký từ nhiều năm trước hoặc liên quan đến yếu tố nước ngoài.
Nhung & Partners cung cấp thông tin và tư vấn pháp lý nhằm hỗ trợ khách hàng xác định hướng giải quyết phù hợp, bao gồm:
Tư vấn phân biệt thay đổi, cải chính và bổ sung hộ tịch.
Đánh giá căn cứ pháp lý của yêu cầu.
Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ chứng minh.
Tư vấn thẩm quyền và trình tự thực hiện.
Hỗ trợ giải quyết những vướng mắc phát sinh theo phạm vi dịch vụ được thỏa thuận.
Việc chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu giúp hạn chế phải bổ sung nhiều lần và giảm nguy cơ yêu cầu không được chấp thuận.
Liên hệ Nhung & Partners
Để được tư vấn cụ thể, khách hàng có thể cung cấp thông tin về nội dung hộ tịch cần điều chỉnh và các giấy tờ hiện có. Luật sư sẽ xem xét căn cứ pháp lý, hướng dẫn phương án xử lý phù hợp với từng trường hợp.
12. Căn cứ pháp lý
Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13, đặc biệt các Điều 26, 27, 28, 29 và quy định liên quan.
Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13, đặc biệt các Điều 27 và 28.
Nghị định 123/2015/NĐ-CP, cùng các quy định sửa đổi, bổ sung có liên quan.
Nghị định 120/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương hai cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp.
Bài viết mang tính chất cung cấp thông tin pháp luật chung. Việc áp dụng cần căn cứ vào hồ sơ cụ thể và quy định đang có hiệu lực tại thời điểm giải quyết.
