Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là doanh nghiệp do một tổ chức hay một cá nhân làm chủ sở hữu (sau đây gọi là chủ sở hữu công ty).
Chủ sở hữu chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi vốn điều lệ công ty. Vậy trình tự thủ tục thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là như thế nào?
1. Điều kiện thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
- Thứ nhất, điều kiện về chủ thể:
Tổ chức, cá nhân Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài đều có quyền thành lập doanh nghiệp, trừ những trường hợp quy định tại khoản 2 điều 17 của Luật Doanh Nghiệp (cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức, sỹ quan, công an nhân dân; cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp nhà nước; người đang chịu trách nhiệm hình sự, người đang bị tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ; người chưa thành niên, người hạn chế năng lực hành vi dân sự, mất năng lực hành vi dân sự, người khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi của mình).
- Thứ hai, điều kiện về tên doanh nghiệp:
Điều kiện về tên của công ty bắt buộc phải đặt theo quy tắc: “Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên” hoặc “Công ty TNHH MTV” + tên riêng. Trong đó tên của doanh nghiệp không được trùng hoặc làm nhầm lẫn với doanh nghiệp khác đã đăng ký trên cùng địa bàn tỉnh hay thành phố (đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Điều 37- Điều 41 của Luật doanh nghiệp 2020).
- Thứ ba, điều kiện về trụ sở doanh nghiệp:
Tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp quy định rằng trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
- Thứ tư, điều kiện về ngành nghề kinh doanh:
Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, phải thỏa điều kiện phụ mới được tiến hành đăng ký thành lập doanh nghiệp (theo quy định tại Điều 4 Nghị định 01/2021/ND-CP). Ngoài ra, doanh nghiệp không được đăng ký các ngành bị cấm, nhà nước không cho phép (theo Luật Đầu tư 2020).
- Thứ năm, điều kiện về vốn:
Luật doanh nghiệp 2020 không quy định về vốn bắt buộc công ty cần đăng ký khi thành lập. Ngoại trừ trường hợp công ty kinh doanh những ngành nghề đặc biệt mà pháp luật có quy định mức vốn pháp định và mức ký quỹ. Như vậy ngoài những ngành nghề được quy định cụ thể thì công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được tự do lựa chọn mức vốn đầu tư của mình.
2. Trình tự, thủ tục thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
Bước 1. Soạn thảo hồ sơ
Tại Điều 24 Nghị định 01/2021/ND-CP quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục I-2 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Điều lệ công ty.
- Bản sao các giấy tờ sau đây:
+ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (Căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu, giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác);
+ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức (Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tài liệu tương đương khác); Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
Đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.
* Đối với trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp (nếu có):
a) Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
b) Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.
c) Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
d) Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.
Bước 2. Nộp hồ sơ
Theo quy định tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, người đăng ký thành lập doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thông qua:
- Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh;
- Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính;
- Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn)
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và cấp đăng ký doanh nghiệp; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp. Trường hợp từ chối đăng ký doanh nghiệp thì phải thông báo bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
Người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp 50.000 đồng/lần theo quy định tại phụ lục thông tư 47/2019/TT-BTC.
Bước 3. Công bố thông tin thành lập doanh nghiệp
Tại Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty phải công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp cần thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 100.000 đồng/lần theo quy định tại phụ lục thông tư 47/2019/TT-BTC.
Bên cạnh đó, tại Điều 45, Nghị định 122/2021/NĐ-CP có hiệu lực ngày 01/01/2022 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Nếu doanh nghiệp không công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp đúng hạn sẽ bị phạt từ 10.000.000 đồng – 15.000.000 đồng.
Bước 4. Khắc con dấu
Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020: Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. So với Luật doanh nghiệp 2014 thì quy định về con dấu doanh nghiệp tại Luật doanh nghiệp 2020 có nhiều điểm mới hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc khắc dấu, quản lý và sử dụng con dấu.
Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp là một thủ tục bắt buộc, theo đó các chủ thể kinh doanh bắt buộc phải thực hiện theo đúng trình tự, tuân thủ cách thức quản lý của Nhà nước về hoạt động đăng ký kinh doanh.
